Bạn vừa thành lập công ty và đang cần tìm văn phòng làm việc hay điểm đăng ký địa chỉ kinh doanh phù hợp? Chọn địa chỉ văn phòng như thế nào để công ty bạn có thể gia tăng sự tín nhiệm trong mắt đối tác và khách hàng? Chi phí ban đầu trong giai đoạn khởi nghiệp không lớn, bạn thật sự có chọn lựa cho vấn đề đăng ký địa chỉ kinh doanh của mình?
Văn phòng ảo sẽ là gợi ý tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. Vậy văn phòng ảo là gì, đâu là điểm khác nhau giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống. Cùng Văn phòng cho thuê Office168 xem qua video giới thiệu về trải nghiệm dịch vụ văn phòng ảo và cập nhật thêm thông tin qua bài viết dưới đây.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo đơn giản là một địa chỉ văn phòng cho thuê. Dành cho các chủ đơn vị kinh doanh có mong muốn làm việc từ xa, sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh, quản lý thư từ/bưu phẩm, nhân viên đại diện doanh nghiệp. Văn phòng ảo hiện nay được xem là giải pháp tối ưu mang tính đột phá, có thể giúp công ty tiết kiệm đến hơn 70% chi phí.
Theo như báo cáo “Bức tranh khởi nghiệp sáng tạo ở Việt Nam 2019” do Cơ quan Thương mại và đầu tư của Australia (Austrade) mới công bố cũng cho biết, hiện Việt Nam đang đứng thứ 3 tại Đông Nam Á về số lượng các doanh nghiệp startup. Điều này cho thấy số lượng công ty khởi nghiệp ngày càng tăng lên dẫn đến nhu cầu tìm thuê văn phòng cũng sẽ tăng dần theo. Văn phòng cho thuê Office168 cho biết tại thời điểm hiện tại, mức cung từ những tòa nhà cho thuê văn phòng dường như không đủ để đáp ứng cho mức cầu, chính vì thế đã có nhiều công ty khởi nghiệp đổi hướng sang sử dụng dịch vụ văn phòng ảo thay vì văn phòng truyền thống như trước đây.
Điểm khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống
Những năm gần đây, cụm từ “Văn phòng ảo” trở nên phổ biến hơn tại Việt Nam và ngày càng có nhiều công ty ưu tiên lựa chọn mô hình này thay vì thuê văn phòng truyền thống. Văn phòng cho thuê Office168 đã tổng hợp và chia sẻ về sự khác biệt cũng như những lợi ích của mô hình Văn phòng ảo như dưới đây.
Về giá cả
Chi phí thuê văn phòng là vấn đề được các chủ công ty trăn trở hàng đầu khi thành lập doanh nghiệp, và trên thực tế mức phí để vận hành một văn phòng thực sự rất lớn. Với loại hình văn phòng truyền thống bạn sẽ phải trang bị tất cả trang thiết bị mà một văn phòng làm việc cần có. Ngược lại, mô hình văn phòng ảo sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa mức phí thuê mặt bằng và những chi phí khác. Công ty không cần chi trả thêm một chi phí phát sinh nào như tiền điện, nước, Internet, máy in/scan,…. bởi công ty cung cấp dịch vụ sẽ trang bị toàn bộ cho doanh nghiệp.
Về tiện ích
Văn phòng làm việc truyền thống với một địa chỉ cụ thể, cố định sẽ tạo được sự tin tưởng với khách hàng, và thuận lợi cho vấn đề gặp gỡ, trao đổi với đối tác. Trong khi đó, với mô hình văn phòng ảo thì những công ty thường không làm việc ở đây, mà họ sẽ ký kết với bên cung cấp những dịch vụ như: lễ tân, trang thiết bị văn phòng,… tùy vào yêu cầu của doanh nghiệp. Bạn sẽ sở hữu đội ngũ lễ tân tiếp đón khách, nhận bưu phẩm, thư tín và miễn phí sử dụng các tiện ích như phòng họp, phòng làm việc… khi có nhu cầu làm việc với đối tác.
Về dịch vụ
Một trong những yếu tố giúp văn phòng ảo được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn đó là những tổ hợp tiện ích dịch vụ miễn phí đi kèm. Đối với văn phòng truyền thống, hầu như các dịch vụ như lễ tân, trang thiết bị máy móc hay cơ sở vật chất bạn đều phải bỏ kinh phí để trang bị. Trong khi đó, mô hình văn phòng ảo sẽ mang đến cho bạn đầy đủ các tiện ích trên, thậm chí cả việc hỗ trợ bạn tiếp khách, trực điện thoại nếu như bạn vắng mặt ở văn phòng.
Về sự tiện lợi
Đối với văn phòng truyền thống, bạn có thể tự do chọn địa điểm và bố trí văn phòng theo sở thích, dĩ nhiên mức chi phí này sẽ không hề nhỏ. Mô hình văn phòng này sẽ phù hợp với các công ty lớn, có tiềm lực về kinh tế và nhân sự đông. Trong khi đó loại hình văn phòng ảo sẽ thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ, các khởi nghiệp đang xây dựng và định vị thương hiệu. Đơn vị cho thuê văn phòng sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ đẹp để đăng ký kinh doanh, sảnh tiếp khách, phòng họp, trang thiết bị hiện đại,… điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu tuy nhiên vẫn sở hữu không gian làm việc đẳng cấp và tiện nghi. Bên cạnh đó, đơn vị cho thuê virtual office ở khu vực trung tâm như Office168 gần Thảo Cầm Viên Sài Gòn sẽ gây ấn tượng với đối tác lớn ngay từ lần ra mắt đầu tiên.
Về tính pháp lý
Khái niệm Văn phòng ảo vẫn còn rất mới lạ với nhiều công ty vì họ vẫn đang e ngại về tính pháp lý của mô hình này. Tuy nhiên theo như Luật Doanh Nghiệp năm 2016 thì mô hình văn phòng này hoàn toàn hợp pháp, doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ cho thuê văn phòng để đăng ký kinh địa chỉ thuê văn phòng ảo doanh. Riêng đối với mô hình văn phòng truyền thống thì tính pháp lý hoàn toàn được đảm bảo, nhưng trong trường hợp bạn chuyển văn phòng, thay đổi địa chỉ thì bạn sẽ tốn chi phí để thực hiện các thủ tục giấy tờ thay đổi thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
Qua bài viết trên, Office168 - Đơn vị cho thuê văn phòng đã khái quát một số điểm khác nhau giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống để bạn có sự hình dung cụ thể về hai loại hình này. Mỗi mô hình văn phòng đều có ưu và nhược điểm riêng. Vì thế, bạn nên xem xét lựa chọn loại hình văn phòng thích hợp với yêu cầu và khả năng tài chính của mình. Nếu bạn cần thêm thông tin về mô hình văn phòng ảo bạn có thể tìm kiếm thêm qua trang Facebook của Office168 - Đơn vị cho thuê văn phòng hoặc liên hệ với tư vấn viên của Văn phòng cho thuê Office168 để được hỗ trợ bất kỳ lúc nào nhé.